Este problema é clássico em gerenciamento de projetos: prazos inadequados e falta de planejamento (tudo em nome de “atender ao cliente”).  Ao mesmo tempo, pode ser que o departamento comercial esteja com a agressividade necessária para atender ao mercado.

O que o gerente de projeto deve fazer neste caso é tentar determinar se nível de planejamento e controle está sendo adequado ou exagerado.  Acredito que 3 hipóteses devem ser consideradas:

1. O resultado para o cliente seria melhor com mais planejamento.

Cabe ao gerente de projeto usar seus recursos  para convencer o cliente e o departamento comercial de que uma estrutura de projeto bem montada trará mais resultados ao cliente.   Pode-se, por exemplo, fazer um projeto piloto no qual a forma de trabalho seja diferenciada e conduzida com mais planejamento e documentação.   Neste caso, é muito importante que os benefícios esperados para o cliente realmente fiquem muito evidentes, ou a equipe perderá credibilidade.

2. Planejar mais ou aumentar o tempo não mudará o resultado para o cliente ou para a empresa.

Neste caso, a equipe operacional deve engolir o choro se adaptar às necessidades do projeto e do cliente.  Se isto representa muita pressão e desgaste, infelizmente esta é muitas vezes a realidade do mercado.  Obviamente, a empresa deve dar as condições para que a equipe trabalhe nesta situação (ambiente de trabalho agradável, prêmios por resultados, etc.).

3. O resultado para o cliente não será melhor com mais planejamento, mas será melhor para a empresa.

Se o escopo e as condições do projeto (contrato) não estão bem definidos, corre-se sério risco de reduzir o resultado financeiro da empresa.  A pressão do departamento comercial pode levar a equipe operacional a entregar mais do que foi combinado, aumentando tempos e custos.   Definições pouco claras geram uma dificuldade de execução que depois precisa ser compensada com horas extras e mais estresse.

Avaliando as 3 hipóteses acima, o trabalho do Gerente de Projeto é definir as ações corretivas que devem ser tomadas na forma de execução dos projetos.  Não, isso não é nada fácil de fazer, mas se fosse fácil, talvez os projetos não precisariam de gerente.

Estes são alguns recursos que o Gerente de Projeto pode usar para atingir estes objetivos:

• Relacionamento interpessoal: quando os conflitos podem ser resolvidos pelo relacionamento do gerente com a equipe, o resultado final tende a ser melhor para todos os envolvidos.
• Negociação: projetos têm restrições, e muitas vezes o resultado deve ser negociado entre os envolvidos para chegar a um bom resultado, dentro das premissas da empresa.
• Patrocinador do projeto: o patrocinador deve ajudar a definir as prioridades do projeto e as exceções (ex. reduzir o lucro do projeto para atender melhor um cliente importante).
• Autoridade formal: dependendo da autoridade que o GP tenha no projeto, muitas vezes é necessário simplesmente dar uma ordem e exigir que seja seguida.

Para finalizar, tenha em conta que as 3 hipóteses citadas não são sempre contrárias. Os projetos ideais são os que têm bom planejamento, entregam melhores resultados para os clientes e geram lucro para a empresa (e eles não existem somente no mundo da fantasia).

Autor: Luiz de Paiva
Referência: Planejamento x Resultado Rápido (Stakeholder)

Achei esse vídeo super legal!

Como já comentei em um post anterior, estou iniciando meus estudos para obter a certificação PMP. Mas, antes mesmo de dar início a essa nova empreitada em minha vida e carreira profissional tenho buscado informações e dicas de estudo, ou melhor, como otimizar o meu estudo.

Tenho vários colegas que estão prestando concurso público (isso não é muito difícil, já que moro em Brasília! rs!) e que conseguiram essas valiosas informações em um material do juiz federal William Douglas, que já foi aprovado em vários concursos e escreveu o livro: “Como Passar em Concurso Público”. Sei que as dificuldades de uma prova de concurso público são diferentes de uma prova de certificação, mas acho que as dicas aqui são valiosas.

O interessante é que nem sempre a pessoa que é mais inteligente intelectualmente é a mais preparada para passar em prova de certificação ou concurso público. Em geral, as pessoas que passam são aquelas que aprenderam a estudar e a realizar provas, por isso é tão importante a otimização do estudo.

São elas:

Atitudes/Qualidades Básicas. Tudo começa com uma atitude: decidir prestar a prova, mas toda pessoa que toma tal decisão deve possuir algumas qualidades básicas: autodisciplina (capacidade de auto gerenciamento, priorização do tempo), organização, acuidade (capacidade de prestar atenção às coisas) e flexibilidade (capacidade de se adaptar diante de novas situações).

Ter Objetivo Claro. “O barco que não sabe onde quer ir não pode ser beneficiado por nenhum vento”. Para que a distância entre o agora e o seu futuro desejado seja reduzido é preciso ter de forma muito claro qual é esse objetivo e que isso realmente torne prioridade. Como esse colega me disse, muita gente não passa porque no fundo não era prioridade.

Tempo de Estudo. O tempo de estudo real é o resultado do produto do tempo dedicado ao estudo, nível de concentração e qualidade de estudo. Portanto, estudar muito não será suficiente se não há qualidad de estudo ou concentração, ou vice-versa. É preciso unir esses três fatores: 1) ter foco e se ater ao conteúdo que está sendo estudado esquecendo os problemas e outros assuntos para depois; 2) dedicar um bom tempo, com intervalos e pausas e evitar horários em que já está cansado e; 3) qualidade de estudo como iluminação, posição de estudo, ambiente sem ruídos ou interrupções.

Eliminar a Falta de Tempo. Nos dias de hoje todos nós sofremos deste mal: a falta de tempo. Mas, este não pode ser um obstáculo para alcançar o seu objetivo. Os maiores motivos para a falta de tempo são: 1) Prioridade: como eu mencionei acima, se você realmente quer passar na prova isso deve tornar prioridade, 2) Organização: Muitas pessoas não agendam compromissos, não anotam informações e acabam sofrendo com sua própria desorganização. 3) Acúmulo de muitas tarefas.

Três Aliados. Você deve ser o seu primeiro aliado: realizando o que foi planejado, cumprindo os horários de estudo de forma concentrada e com qualidade. O segundo aliado deve ser Deus, mas não ache que Ele irá te entregar os gabaritos, faça a sua parte. Conte também com sua família, mas lembre de fazer a sua parte, ou seja, lembre-se de dar atenção a sua família ao invés de se dedicar somente aos estudos.

Idéia

Acredito que todo mundo dê e receba conselhos. Muitos destas dicas ou conselhos que já recebi são muito úteis, mas infelizmente, eu não tinha a preocupação de reunir estas dicas para utilizá-las posteriormente.

Nesta semana me recordei de uma dessas dicas que ocorreu durante uma discussão entre programadores, analistas, designers e os gerentes sobre definir prazo de execução de atividades que tinham que ter “inspiração” (esperar baixar o santo!). Não me lembro exatamente da frase, mas generalizando, cerca de 95% das atividades relacionados ao desenvolvimento de software é transpiração e somente 5% inspiração. Assim, é preciso que buscar disciplina para dar o melhor, ser produtivo, nas 8 horas diárias de trabalho.

Nessa busca pela produtividade é importante reconhecer a importância da manhã, ou melhor, as primeiras horas dela. Acordar em cima da hora e correr para chegar em cima da hora não é a melhor maneira de começar o dia. O cérebro não “desperta” e acaba prejudicando sua criatividade e a tomada de decisões. A solução ? Uma pequena rotina matinal, em 5 passos, para tornar o seu dia inteiro mais produtivo.

1. Seu dia começa na noite de sono anterior. O seu dia começa logo após que o despertador funciona. Se isso acontecer 4 horas depois que você foi durmir, provavelmente será difícil ser produtivo. Mas se você tiver ao menos 8 horas de sono, as coisas começam a se tornar mais vivas e brilhantes.Privar seu corpo de sono e descanso é uma das principais causas da redução de produtividade. Tenha em mente que com o corpo descansado você terá mais atenção, apetite e disposição.
    
2. 20 minutos de disciplina. Ter uma atividade rotineira na manhã que envolva um esforço físico mínimo ajuda no despertar do cérebro. Cooper, passear com o cachorro, molhar as plantas, brincar com as crianças ou até mesmo pedalar até a padaria são alguns exemplos. O importante é encontrar o que lhe faz bem. Esta será a sua primeira grande realização do dia. O que vier depois é lucro!
    
3. Café-da-manhã. Alimente-se bem. Se possível, coma em casa ou controle a qualidade do alimento ingerido. Frituras e gorduras podem ser descartadas pela manhã. Não exija demais do seu organismo nas primeiras horas do seu dia. Frutas, leite, café e doces leves ajudam no despertar e diminuem a ansiedade em comer até a hora do almoço.
    
4. Deixe claro o que tornaria seu dia produtivo. Escrever uma lista de atividades pela manhã não é o suficiente. Todos sabemos que existem dias que trabalhamos o dia inteiro e realmente não conseguimos fazer nada. Em 10 minutos pense:
    
   a) O que tenho que fazer hoje?
   b) O que estou adiando?
   c) O que gostaria de fazer hoje?Após este exercício mental coloque-se no fim do seu dia. Imagine olhar todas as coisas feitas e avalie o que realmente importa. Quais destas tarefas realmente fizeram a diferença? As respostas são as tarefas que que farão o seu dia mais produtivo.
    
5. Aperte o botão “Modo Trabalho ON”. Após esta pequena rotina matinal, é hora de entrar no modo trabalho. Barba, banho, vestir a roupa adequada, conferir documentos é basicamente o que você precisa para se preparar para o trabalho. O objetivo é eliminar distrações e colocar dupla corpo+mente para trabalhar no caminho do escritório ou do seu cliente. Dica: caso não conheça o destino, faça uma rota no Google maps (maps.google.com).

Autor: DoisMais
Referência: 5 maneiras fáceis de começar um dia produtivo

Entretanto, quando pensei em criar este blog, um dos objetivos foi possuir uma ferramenta para armanezar ou coletar informações interessantes da internet para posterior consulta.Ainda não comentei, mas pretendo utilizar este blog para registrar minha caminhada para obter a certificação PMP em gerenciamento de projetos, contribuindo com as dificuldades e facilidades encontradas.

A primeira dica aos candidados à gerente de projetos ou aqueles que querem aprimorar é: SEJA ORGANIZADO. Algumas pessoas podem estar pensando “Mas isso é básico, todo gerente é organizado!”, mas isso não é verdade. E ainda existe um outro erro em pensar que a adoção de ferramentas vai tornar alguém desorganizado em organizado, quando na verdade só o torna em um desorganizado digital. (Não achei um termo melhor!).

Por este motivo, segue um artigo que achei interessante sobre 10 dicas para fazer o seu dia caber em 24 horas.

1. Organize os bastidores. Para ter um bom desempenho na sua atividade, você precisa saber que as ferramentas e informações estão disponíveis, atualizadas, e serão encontradas com facilidade no momento certo. Gastar tempo e esforço procurando onde está o arquivo certo, a versão assinada daquele documento, ou o telefone daquele fornecedor importante, além de prejudicar diretamente a eficiência, também é uma fonte inesgotável de distrações e interrupções – quando você perceber, já estará se dedicando a outra tarefa sem concluir a primeira, e todas as prioridades vão para o espaço. Pastas, arquivos, gavetas e ferramentas de trabalho devem ser organizadas racionalmente e mantidas em condições de uso.
    
2. Diga mais ‘não’. Diga sim só quando puder ou for necessário, e focalize seus esforços em poder fazê-lo para tudo que lhe agregar valor, e em alcançar uma posição em que você possa escolher melhor as suas respostas. Em todos os demais casos, saiba quando dizer ‘não’ de forma consistente, e economize o stress gerado (em você e em quem você fatalmente deixaria na mão) por atividades que estão além do seu alcance, do seu cronograma, do seu interesse ou mesmo da sua capacidade atual.
    
3. Agende direito. Na tentativa de fazer caber mais atividades no dia, muitas pessoas abandonam a perspectiva da efetividade, e acabam agendando o impossível. Lembre-se de todas as vezes que você teve de lidar com algum médico que agenda consultas de 15 minutos por paciente (e aí nunca cumpre o horário marcado, lota a sala de espera de pacientes mal-humorados, e ainda por cima atende todo mundo com pressa), ou com algum técnico de manutenção de TV a cabo que agenda atendimento a 10 clientes por dia, sem considerar tempos de deslocamento – e aí sempre acaba deixando alguém na mão (e também atende todo mundo com pressa). Agende-se considerando a realidade: tempo de preparação, deslocamento, providências posteriores e a possibilidade de realizar um serviço com qualidade, além da eficiência e produtividade. Não deixe seus clientes e parceiros esperando, não fure compromissos regularmente, e reserve tempo para fazer tudo sem atropelos.
    
4. Simplifique. Ao não definir claramente a razão da busca da produtividade pessoal, você corre o risco de ceder à tentação de agregar novos compromissos e atividades à sua vida, sem considerar se eles realmente aproximam você de suas necessidades e objetivos pessoais, ou se são apenas um ganho ilusório. O ideal é concentrar-se no que é indispensável e no que agrega valor. É difícil perceber esse problema em nós mesmos, pois sempre parece, a princípio, que tudo o que fazemos é essencial. Mas olhe ao seu redor, e pense no número de pessoas que você conhece que vive estressado e insatisfeito por tentar, de forma não sustentável, fazer mais coisas do que é capaz.
    
5. Considere a vida como um todo. Embora nosso dia seja artificialmente dividido em fatias – a hora da faculdade, a hora do trabalho, a hora da janta em família, etc. –, considerá-lo como se fosse realmente dividido em fases estanques aprofunda os problemas que deveríamos evitar. Use bem os limites da sua flexibilidade, e considere todas as dimensões da sua vida antes de tratar da alocação do tempo. Caso contrário, você rapidamente cairá na armadilha de tentar misturar as fases – pensando no artigo do seu MBA enquanto está no trabalho, preparando reuniões e apresentações na hora do jantar com a família, e depois matando aula da pós para compensar. Você tem 24 horas no seu dia, e precisa usá-las bem para cuidar de todas as facetas da sua vida.
    
6. Foco e concentração. Muitas vezes nós acabamos criando armadilhas para a nossa própria produtividade, ao rejeitar instrumentos simples, como listas de pendências, contatos e agenda de compromissos. Mantemos informações apenas na nossa cabeça, e elas acabam ficando no caminho quando precisamos nos concentrar no que estamos realizando a cada momento. O planejamento e preparação inadequados causam distrações desnecessárias e difíceis de evitar, porque ocorrem dentro de nós mesmos, sem causa externa que possa ser combatida. Ter – e usar! – um sistema confiável de registro de pendências, compromissos, contatos e referências é a forma de solucionar este efeito, e não depende de tecnologia: embora existam sistemas sofisticados muito bons, os métodos baseados em papel e caneta continuam populares.
    
7. Conheça os métodos. Não há falta de métodos de organização e produtividade pessoal, cada um com seu enfoque. Na livraria da sua esquina você encontrará vários. Nenhum deles resolverá sua vida sozinho (embora alguns deles adotem uma perspectiva de “auto-ajuda” que pode lhe afirmar o contrário), mas conhecê-los ajudará você a formar sua própria idéia sobre como lidar com a sua situação específica.
    
8. Encontre seu próprio caminho. Adotar integralmente algum dos métodos de produtividade pessoal prontos do mercado editorial raramente dura, embora a experiência em si possa ser positiva. Não somos feitos em moldes, e cada pessoa tem suas próprias necessidades e aptidões. Reconheça a sua situação, e lembre-se sempre que o que você quer não é uma técnica, e sim uma solução para o seu problema específico (leia de novo a dica 4!). Mudar de atitude é difícil, é só funciona a longo prazo se a motivação for baseada nas suas necessidades e nos seus valores, de forma a construir uma nova rotina que seja adotada de forma autêntica e genuína.
    
9. Saiba a razão do seu interesse em produtividade. É comum ver pessoas que buscam técnicas de produtividade pessoal sem definir claramente a razão e aí, mesmo quando bem-sucedidas, acabam simplesmente tendo um pouco mais tempo livre para preencher arbitrariamente com mais obrigações, e permanecem tão estressadas quanto antes, sem ganhar nada de positivo para si com isso. É importante saber o que se deseja alcançar com o ganho que a produtividade trará, e aí orientar os esforços na direção certa. E aprofunde a análise: raramente “para poder trabalhar mais”, “para ganhar tempo” ou “para ganhar melhor” são respostas suficientes.
    
10. Não erre o foco. Ganhar produtividade pessoal não deve ser um objetivo, e sim um caminho. Quem gosta de ler sobre o assunto, se informar, testar todos os métodos e comparar os autores geralmente já é produtivo o suficiente, ou não está tentando ser. Para quem quer ganhar produtividade e eficiência, o fundamental é analisar sua situação, informar-se suficientemente a respeito, e aí encontrar rapidamente uma técnica que funcione bem, e segui-la, para aí voltar a se concentrar em seus próprios objetivos pessoais, evitando desenvolver uma obsessão pela busca da máxima produtividade possível – a não ser que seja por gosto pessoal, que é o caso em que deixa de ser necessário haver justificativas baseadas em resultados.
     

Autor: Augusto Campos
Fonte:  Efetividade.net (Produtividade pessoal: 10 dicas para fazer a vida caber nas 24 horas de cada dia)

Este é o meu primeiro post e pra mim isso já é uma grande coisa, pois há muito tempo tenho vontade de publicar um blog ou de lançar um site pessoal para divulgar alguns dos meus trabalhos, compartilhar idéias, links, informações sobre as coisas que possuo afinidade. Contudo, a minha vontade fica somente no universo das idéias e nunca consigo colocar em prática esse meu desejo, seja por perfeccionismo – querendo que tudo fique do meu jeito – ou mesmo por querer algo diferente, mudar de idéia.

A partir de agora estarei direcionando esforços para publicar aqui informações, dicas e pensamentos sobre assuntos que são do meu interesse. A maioria deles será no âmbito profssional como: “Gerenciamento de Projetos, Tecnologia da Informação e Engenharia de Software”, mas pretendo também aproveitar este espaço para falar um pouco sobre bem-estar, família e religião. Espero ainda encontrar a contribuição e incentivo para fazer desse blog uma ferramenta para o meu dia a dia.